Avant de franchir le pas, il faut savoir où on veut aller. Demandez-vous d’abord :
• « Qu’est-ce qui me prend le plus de temps à gérer ? » ;
ou
• « Qu’est-ce qui m’embête le plus dans la gestion de mon entreprise ? ».
Il peut s’agir d’un aspect très précis de la gestion administrative d’une PME : la facturation, les devis, les commandes, la relation-client, etc. En fonction de votre réponse, voici les solutions qui s’offrent à vous.
Améliorer la gestion de ses finances et de sa comptabilité
Si vous faites partie de ceux qui ont du mal à s’y retrouver dans les chiffres, les devis, les factures et, plus globalement, la comptabilité de votre entreprise, bonne nouvelle : votre calvaire prend fin aujourd’hui !
Plusieurs logiciels permettent de réunir vos devis, vos factures et gèrent automatiquement votre comptabilité en un seul endroit : on peut par exemple penser à Workday ou Stripe Billing . Mais, en raison de leur prix élevés, ces solutions sont surtout intéressantes pour les grandes PME.
Pour de plus petites structures (TPE), on peut avoir recours à des logiciels gratuits comme Facture.net.
Simplifier sa relation-client et la gestion de ses prospects
Entretenir une relation de qualité avec ses clients, cela prend du temps. Pourtant, ce sont eux qui vont réellement vous aider à développer votre entreprise. Il n’y a pas de secret : s’ils sont satisfaits de vos services, ils en parleront autour d’eux.
Il est donc primordial de bien soigner vos clients et d’optimiser votre démarchage commercial.
Utiliser un CRM pour accélérer ses ventes
Des logiciels, qu’on appelle « CRM » (pour Customer Relationship Management, ou « Gestion de la Relation Client »), permettent de centraliser tous vos clients et prospects en un seul endroit, avec leurs coordonnées et chaque étape de la signature d’une vente.
Monday ou Salesforce font de très bons CRM pour une PME et permettent de suivre toutes les étapes de la vente. Hubspot propose également une alternative intéressante, avec une version gratuite.
Améliorer sa relation-client avec des outils d’emailing
Si vous souhaitez aller plus loin et automatiser l’envoi d’emails à vos clients, vous pouvez utiliser des outils gratuits comme Mailchimp, son alternative française Mailjet, ou Braze si votre budget est plus conséquent et que vous avez besoin d’envoyer d’importants volumes d’emails (pour une start-up à forte croissance, par exemple).
Automatiser la gestion de la paie de ses salariés
On le sait, en France, il y a beaucoup de papiers, de charges et de formalités à remplir lorsqu’on emploie des salariés. N’importe quel entrepreneur vous le dira : cela ne devrait pas être aussi compliqué.
Heureusement, des outils automatisant cette étape fastidieuse ont vu le jour ces dernières années. On compte par exemple le Français PayFit, qui propose de centraliser la gestion du temps de travail, des congés, des documents (fiche de paie, attestations) des employés en un seul endroit. De quoi gagner beaucoup de temps sur sa gestion des ressources humaines !
Facturation, prospects, démarchage, paie : tout gérer en un seul endroit
Quand on veut se concentrer à 100% sur le développement de son entreprise et de son chiffre d’affaires, le mieux, c’est d’automatiser un maximum de tâches répétitives.
On pourrait souscrire à chacune des solutions listées ci-dessus, mais cela risque de coûter cher (plusieurs centaines d’euros par mois), et surtout, il faudrait constamment jongler entre ces différents outils pour piloter son entreprise.
Pour gagner du temps et de l’argent, le mieux, c’est de trouver un logiciel qui réponde à un maximum de ces besoins. C’est ce type de plateforme que commencent à proposer certaines entreprises, comme Quare. Le principe est simple : à partir d’une seule interface, le dirigeant d’entreprise peut :
• Gérer automatiquement son inventaire et ses stocks en créant des produits classés par catégories (on peut par exemple ajouter 112 boîtes d’œufs dans la catégorie « Produits frais »). Il est alors possible de leur associer un prix (avec et sans TVA), une référence et un code-barre ;
• Piloter ses commandes, ses devis ou ses factures en attente de règlement, et visualiser en temps réel le chiffre d’affaires réalisé et en attente. Il est également possible de créer des modèles de devis ou de factures et de créer des avoirs ;
• Vendre ses produits ou services sur Internet en créant une boutique en ligne en quelques minutes : les stocks et commandes seront alors gérés automatiquement. Les internautes pourront acheter directement les produits sur Internet, en click & collect ou en vente à distance. Il est également possible de gérer différents transporteurs depuis l’application web, afin de livrer ses clients le plus rapidement possible ;
• Gérer les coordonnées des clients, prospects, partenaires et contacts de l’entreprise en un seul endroit, afin de faciliter la relation-client et le démarchage commercial ;
• Enfin, visualiser les statistiques d’achat et de visites de ses clients en temps réel, directement depuis l’interface.
Avec une solution comme Quare, pour quelques dizaines d’euros par mois, toutes les tâches administratives ou comptables de l’entreprise sont automatisées et pilotables en un seul endroit. Ce sont des dizaines d’heures de gagnées chaque mois. Vous pouvez enfin vous concentrer sur l’essentiel.
